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Balluff entwickelt RFID- Führerscheinkontrollsystem

Artikel | von Balluff | 29. Oktober 2013
Insbesondere unter Berücksichtigung eines steigenden Kostendrucks und verstärkter Auflagen hinsichtlich der Nachhaltigkeit können Methoden und Systeme zur Optimierung zahlreicher Prozesse im Fuhrparkmanagement einen entschiedenen Teil beitragen. Insbesondere unter Berücksichtigung eines steigenden Kostendrucks und verstärkter Auflagen hinsichtlich der Nachhaltigkeit können Methoden und Systeme zur Optimierung zahlreicher Prozesse im Fuhrparkmanagement einen entschiedenen Teil beitragen.

Fuhrparkmanagement

Führerscheinkontrolle im Handumdrehen

Regelmäßige Führerscheinkontrollen im Rahmen eines Fuhrparkmanagements sind gesetzlich vorgeschrieben, werden jedoch häufig vernachlässigt. Zahlreiche Unternehmen haben eigene Lösungswege entwickelt, um die Kontrollen durchzuführen, zu dokumentieren und Ihre Mitarbeiter über anstehende Überprüfungen zu informieren. Nicht selten kommen dabei handschriftlich geführte Listen oder auf Excel basierende Tabellen zum Tragen – selbst bei Unternehmen, in denen mehrere Hundert Mitarbeiter Fahrzeuge aus dem Firmenfuhrpark nutzen. Der Arbeits- und Zeitaufwand einer händischen Kontrolle ist dementsprechend hoch und fehleranfällig sowie insbesondere für Mitarbeiter im Außendienst zeitaufwändig, da sie zur Kontrolle oftmals in den Unternehmenshauptsitz zur Kontrolle fahren müssen. Zunehmend kommen daher elektronische Führerscheinkontrollen zum Einsatz. Das Unternehmen Balluff hat ein System entwickelt und seit rund zehn Monaten am Standort Neuhausen auf den Fildern im Betrieb, das auf eine innovative RFID-Lösung setzt.

Von Jan Phillip Denkers, Redakteur „RFID im Blick“

Gesetzliche Vorgaben und betrieblicher Aufwand

Gemäß der Straßenverkehrsordnung ist der Halter eines Fahrzeuges dazu verpflichtet, sich von dem Vorhandensein einer gültigen Fahrerlaubnis eines jeden Fahrers zu überzeugen, der das Fahrzeug nutzt. Wird diese Überprüfung ausgelassen, können im Ernstfall hohe Geld- oder sogar Gefängnisstrafen verhängt werden. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass der Versicherungsschutz erlischt. Kein Fuhrparkleiter sollte sich somit zu einhundert Prozent darauf verlassen, dass die Mitarbeiter, die Fahrzeuge aus dem Pool nutzen, einen Entzug der Fahrerlaubnis automatisch von sich aus bekannt geben. Um die Mitarbeiter, denen die Fahrerlaubnis entzogen wurde, nicht in die Schwierigkeit zu bringen, möglicherweise aus Angst um ihren Arbeitsplatz den Verlust ihrer Fahrerlaubnis nicht zu melden und durch das Fahren ohne Führerschein eine Straftat zu begehen, die Arbeitnehmer und Arbeitgeber belastet, verlangt die Rechtsprechung regelmäßige Überprüfungen über das Vorhandensein der Fahrerlaubnis. Bei einem Fahrzeugpool von beispielsweise vier Fahrzeugen und fünf Mitarbeitern, die diese Fahrzeuge nutzen, bedeutet eine alle sechs Monate stattfindende Überprüfungen für den Fuhrparkverantwortlichen keinen großen Arbeitsaufwand. Umfasst der Fuhrpark jedoch mehr Fahrzeuge, die dann noch möglicherweise auf mehrere Standorte verteilt sind oder im Außendienst verstreut über Deutschland oder Europa genutzt werden, können manuelle Überprüfungen an Grenzen stoßen und dazu führen, dass vorgeschriebene Prüfungen nicht eingehalten werden.

Die von Balluff für das Fahrzeugmanagement entwickelte Software ermöglicht das Programmieren von individuellen „Prüf-Intervallen“.Die von Balluff für das Fahrzeugmanagement entwickelte Software ermöglicht das Programmieren von individuellen „Prüf-Intervallen“. BILD: Balluff

Hausinternes RFID-Know-how genutzt

Das im Kern auf Technologien und Lösungen für die Fabrikautomation und Automatisierungstechnik spezialisierte Unternehmen Balluff verfügt seit Kurzem über eine Systemgruppe, in der IT-Spezialisten und Programmierer Lösungen für Endkunden konzipieren und zur Serienreife bringen. Diese Abteilung setzte vor rund 15 Monaten ein Projekt auf, in welchem das firmeneigene RFID-Know-how in Kombination mit den Kapazitäten der Softwareentwicklung genutzt werden konnte, um ein innovatives System zur Automatisierung aller Prozesse der Führerscheinkontrolle zu entwerfen und in einer Pilotphase im eigenen Unternehmen zu testen. Nach drei Monaten konnte die Hardware sowie die Software implementiert werden. Anstelle der Verwendung eines RFID-Labels auf den Führerscheinen wäre auch eine andere AutoID-Technologie, wie beispielsweise auf QR-Code-Basis möglich gewesen, jedoch lag es aufgrund der langjährigen RFID-Erfahrung nahe, diese auch im Fuhrparkmanagement zu nutzen. Der verwendete RFID-Sticker enthält nur eine Identifikationsnummer, mit der sich der Fahrer registriert. Die gesamte Logik sowie der Prozessablauf erfolgt ausschließlich in der Software, sodass auf dem Datenträger selbst keinerlei Daten oder Informationen gespeichert werden. Die Label selbst können nicht zerstörungsfrei, ähnlich einer Mautvignette, abgelöst werden, sodass möglicher Missbrauch oder Fälschungsversuche durch das Übertragen des Labels deutlich erschwert werden.

Sichere Dokumentation und Komfort für den Außendienst

Zahlreiche Dienstleister bieten Systeme zur vereinfachten Führerscheinüberprüfung an. Oftmals werden dabei öffentlich zugängliche Prüfstationen, beispielsweise bei Prüfgesellschaften wie dem TÜV oder der Dekra, genutzt, an denen sich Mitarbeiter authentifizieren und im Anschluss die Gültigkeit ihrer Fahrerlaubnis überprüfen können. Die Lösung des Unternehmens Balluff unterscheidet sich in zwei Punkten von einigen bislang verfügbaren Anwendungen. Zum einen werden alle Daten, die bei der Prüfung erfasst werden, zentral auf Servern des Unternehmens gespeichert, die die automatisierte Überprüfung einsetzt. Somit ist eine höchstmögliche Sicherheit im Umgang mit den Daten der Mitarbeiter gewährleistet. Zum anderen wurde bereits zu Beginn der Entwicklung die Funktionalität der Überprüfung mittels NFC-fähigem Smartphone, samt einer eigens von Balluff programmierten mobilen App, mit in das Gesamtkonzept des Fuhrparkmanagementsystems einbezogen. Diese Funktionalität war ein Wunsch der zahlreichen Außendienstmitarbeiter, um den Kontrollvorgang zu vereinfachen. Aus Unternehmenssicht ist der Einbezug der ohnehin schon ausgegebenen Smartphones an die Mitarbeiter auch aus Sicht der eingesparten Kosten für zusätzliche Hardware ein Mehrwert.

Automatisierte Benachrichtigung und eigenständige Kontrolle

Seit der Einführung der automatisierten Führerscheinkontrolle entfällt nicht nur der Kontrollvorgang in seiner gewohnten Form, bei der Mitarbeiter die Führerscheine in Augenschein nehmen mussten, auch können die Mitarbeiter, die über ein Android- oder Blackberry-Smartphone verfügen, die Prüfung ortsunabhängig und eigenständig durchführen. Sollten zukünftige Versionen des Iphones mit einer NFC-Lesefähigkeit ausgestattet werden, kann für das Apple-Betriebssystem innerhalb kurzer Zeit eine App zur Verfügung stehen. Über ein Terminal mit Touchscreen besteht die Möglichkeit für alle Mitarbeiter die Prüfungen ihrer Fahrerlaubnis schnell und einfach - quasi im „Vorbeigehen“ - durchzuführen.Über ein Terminal mit Touchscreen besteht die Möglichkeit für alle Mitarbeiter die Prüfungen ihrer Fahrerlaubnis schnell und einfach - quasi im „Vorbeigehen“ - durchzuführen. BILD: BalluffAlle Mitarbeiter, die Fahrzeuge aus dem Fuhrpark nutzen, können sich auch an einem Terminal mit integriertem RFID-Tischlesegerät im Eingangsbereich des Unternehmenshauptsitzes in Neuhausen auf den Fildern anmelden und ihren Führerschein so überprüfen. Als eine weitere Option nutzt Balluff auf Vertriebstagungen ein RFID-Handheld, auf der eine Software zur Führerscheinüberprüfung installiert ist. Somit stehen den Mitarbeitern gleich drei Wege offen, den Prüfungen nachzukommen. Die eigens für das Fuhrparkmanagement entwickelte Software ermöglicht auch, alle Mitarbeiter in vorher festgelegten Intervallen an den nächsten anstehenden Prüftermin mittels E-Mail zu erinnern. Sollten Mitarbeiter über keine eigene Firmen-E-Mail verfügen, wird die Benachrichtung an den jeweils zuständigen Vorgesetzten verschickt. Ebenso werden Aufforderungen zum Nachkommen der Prüfpflicht automatisch generiert, sollte ein Termin versäumt werden. Diese Meldung wird nicht nur an den Mitarbeiter selbst, sondern auch in Kopie an den Fuhrparkleiter übermittelt, damit im Ausnahmefall nachgefragt werden kann, um so die Gefahr von strafrechtlichen Konsequenzen für den Fuhrparkverantwortlichen sowie den betreffenden Mitarbeiter zu vermeiden.

Erstinstallation, Datenschutz und Benefit für das Fuhrparkmanagement

Um ein RFID-basiertes Führerscheinkontrollsystem im Fuhrparkmanagement einzuführen, sollte es im Vorfeld eine Abklärung mit den Betriebsräten beziehungsweise mit den Mitarbeitervertretern erfolgen. Zwar werden keine personenbezogenen Daten auf dem Chip des Labels gespeichert, jedoch ist die transparente Information der Mitarbeiter wichtig, damit die Vorteile des Systems deutlich und mögliche Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes berücksichtigt werden. Im nächsten Schritt erfolgt das Anlegen aller Fahrer in einer Stammdatendatei, was je nach Fuhrparkgröße und Anzahl der nicht am Standort beschäftigten Mitarbeiter zwei bis vier Wochen in Anspruch nehmen kann. Sollten dann alle Mitarbeiter in der Folge ihre Überprüfungen fristgerecht einhalten, werden durch diesen Prozess Mitarbeiterkapazitäten für andere wichtige Tätigkeiten im Fuhrparkmanagement frei und die Rechtssicherheit ist mittels der automatischen Dokumentation für Mitarbeiter und Unternehmen gegeben.

Spin-off: RFID-basierter „Intervallmonitor“

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit dem System aus den vergangenen 10 Monaten plant Balluff, die Funktionalität der Software zur automatisierten Benachrichtigung über anstehende Führerscheinkontrollen auch auf andere Bereiche zu übertragen, in denen regelmäßige Termine anstehen. Denkbar hierbei ist beispielsweise eine Anwendung, die in Wartungsund Instandhaltungsarbeiten zum Einsatz kommen kann.

Letzte Änderung am Montag, 25 November 2013 17:31
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