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RFID im Blick

RFID sorgt in der Stadt Leipzig für Transparenz

Use Cases | von PR RFID im Blick | 24. Juni 2015

Verwaltung profitiert von digitalisierten Beständen und mobiler Inventur für 39.000 Assets in 40 Ämtern und Einrichtungen

Die Stadt Leipzig mit ihren rund 40 Ämtern und städtischen Einrichtungen hat schrittweise in den vergangenen drei Jahren ein RFID-basiertes Inventarverwaltungssystem eingeführt. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung belegte angesichts des Umfangs des Bestandes die Vorteile gegenüber einem Barcode- System. Auch in der Praxis hat sich das System eingespielt und bewährt.

Matthias Schulze, Sachbearbeiter Grundsatz/ Inventurplanung und -steuerung, Dezernat Finanzen, Stadtkämmerei, Stadt Leipzig, im Gespräch mit „RFID im Blick“

Inventarisierung von 39.000 beweglichen Assets

Mit der Umstellung der kommunalen Finanzbuchhaltung auf die doppische Buchführung in Sachsen war die Stadt Leipzig dazu verpflichtet, Vermögensgegenstände ab einem Wert von 410 Euro in ihrer Bilanz zu erfassen. Die Stadtkämmerei entschied sich daher für ein RFID-basiertes Inventarverwaltungssystem. Sämtliche bewegliche Anlagevermögen der Stadt im Innen- und Außenbereich, beispielsweise Tische, Stühle, aber auch Gerätschaften der Feuerwehr sind darin inventarisiert. „Stadtweit sind heute 35.000 bewegliche Güter in dem System erfasst. Und es kommen stetig neue hinzu“, erklärt Matthias Schulze. Zur Kennzeichnung werden drei verschiedene RFID-Label-Typen genutzt, je nachdem, ob es sich Assets im Innenbereich, Außenbereich oder metallische Gegenstände handelt“, erläutert der beim Finanzdezernat für Inventurplanung und -steuerung verantwortliche Mitarbeiter.

Schrittweise Produktivsetzung der Lösung

Über das modular aufgebaute webbasierte Inventarverwaltungssystem sind alle buchungspflichtigen Güter in der Datenbank der zentralen Buchhaltung erfasst und können revisionssicher verwaltet werden. Das System, das von der Kämmerei entwickelt und von dem Unternehmen Lecos technisch umgesetzt wurde, wurde schrittweise produktiv gesetzt, wie Matthias Schulze erklärt. Das erste Modul, das Drucken der Inventranummern über das System, wurde vor drei Jahren produktiv gesetzt. Seit 2013 werden alle Neuzugänge, Abgänge beziehungsweise Korrekturen von bestehendem Inventar in dem System verbucht. Das eigentliche Inventurmodul zur Durchführung der turnusmäßigen körperlichen Inventur alle drei Jahre läuft seit rund eineinhalb Jahren produktiv.

RFID erleichtert und beschleunigt physische Inventur

Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung belegte die Vorteile der RFID-Lösung. „Gerade aufgrund der hohen Anzahl an Assets rechnet sich das RFID-System und es bewährt in der Praxis. Heute können die Mitarbeiter in den jeweiligen Ämtern eigenverantwortlich jede Änderung in die zentrale Datenbank einpflegen. Zusätzlich sind kaufmännische Daten wie Anschaffungs- und Herstellungskosten, Anlagenklassen oder Lieferdatum im System hinterlegt. Jede Änderung kann sofort erfasst werden. Wird ein neuer Gegenstand angeschafft, erhält dieser eine eineindeutige Inventarnummer und es wird einfach ein neues Etikett gedruckt.

„Durch die Digitalisierung hat die Stadt einen transparenten Überblick über sämtliche ihrer buchungspflichtigen Gegenstände. Mit 35 zentral verfügbaren Handhelds können die Mitarbeiter zudem wesentlich schneller jede Änderung erfassen. Die physische Inventur kann so in viel kürzerer Zeit realisiert werden“, so das Fazit von Matthias Schulze.

Letzte Änderung am Mittwoch, 21 Oktober 2015 18:04
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