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RFID im Blick

Mit RFID Dokumente finden statt suchen

Use Cases | von PR RFID im Blick | 20. Dezember 2017
Das Bezirksgericht Warschau ist das größte Registergericht Polens und archiviert mehr als 500.000 Akten. Das Bezirksgericht Warschau ist das größte Registergericht Polens und archiviert mehr als 500.000 Akten. BILD: RFID im Blick

Das Registergericht Warschau trackt über eine halbe Million Akten mit UHF-RFID

15 Kilometer Aktenordner, 1.536 Quadratkilometer Archivräume, ein tägliches Aufkommen von 4.000 eingelagerten und ausgelieferten Dokumenten: Das Registergericht Warschau archiviert mehr als eine halbe Million Dokumente. Um die Effizienz der Archive zu erhöhen und die Prozesse zu automatisieren, implementierte das Registergericht eine Dokumentenverwaltungslösung auf Basis von UHF-RFID

Piotr Derengiewicz, Managing Director, DG Studio, im Interview mit RFID im Blick

Mangelnde Effizienz durch manuelle Suchvorgänge

Vor der Implementierung von RFID arbeitete ein Serviceteam von zehn Personen zwölf Stunden täglich daran, Dokumente zu finden und bereitzustellen. „Im Falle einer gerichtlichen Anfrage benötigten die Mitarbeiter etwa drei Tage, um die angeforderten Dokumente zu finden – wenn diese korrekt abgelegt waren. Anfragen von Privatpersonen dauerten drei bis fünf Tage. In manchen Fällen dauerte es wesentlich länger. Gesetzlich ist das Registergericht allerdings dazu verpflichtet, Akten innerhalb von sieben Werktagen bereitzustellen“, erklärt Piotr Derengiewicz, der als IT-Berater die IT-Prozesse des Registergerichts verantwortet.

Der Grund für die mangelnde Effizienz: manuelle Ablage- und Suchprozesse, die zu falsch abgelegten Akten und mangelnden Informationen führten, wer welche Akte wann wohin gebracht hatte.

Suchzeiten bis zu drei Monaten waren normal

Die falsche Kennzeichnung von Aktenziffern und die fehlende Übersicht über die Verfügbarkeit und den Status von Dokumenten im Archiv erschwerten die Suche nach benötigten Akten. Laut Piotr Derengiewicz dauerte die Suche nach verspäteten und verlorenen Dokumenten teilweise bis zu drei Monate. „Wir benötigten eine effiziente Lösung, die den Checking-Prozess für Akten verbessern und gleichzeitig die Suche nach Akten vereinfachen konnte. Elektronische Dokumentenverwaltungen bieten die Möglichkeit, außerhalb des Archivs nach Akten zu suchen und ihren Status jederzeit einsehen zu können. Dies reduziert die Zugriffszeiten für Akten ebenso wie die Zeit, um Akten zu teilen.“

Lesen Sie weiter: Der vollständige Beitrag ist in der aktuellen Novemberausgabe 2017 des Fachmagazins RFID im Blick erschienen.

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Letzte Änderung am Mittwoch, 20 Dezember 2017 12:47
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